Bạn là một doanh nghiệp mới thành lập hoặc người lao động bắt đầu công việc đầu tiên? Vậy thì việc nắm rõ thủ tục tham gia BHXH lần đầu là điều cực kỳ quan trọng. Không chỉ đảm bảo quyền lợi chính đáng cho người lao động, thủ tục này còn là nghĩa vụ bắt buộc của doanh nghiệp trong việc tuân thủ quy định của pháp luật Việt Nam.Trong bài viết hôm nay, ZA Office sẽ cùng các bạn tìm hiểu chi tiết quy trình, hồ sơ và cách thức đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN lần đầu dành cho doanh nghiệp và người lao động.
1. ĐỐI TƯỢNG PHẢI THAM GIA BHXH, BHYT, BHTN THEO QUY ĐỊNH
Theo Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành, các đối tượng sau bắt buộc phải tham gia BHXH, BHYT và BHTN:
- Người lao động làm việc theo Hợp đồng lao động (HĐLĐ) không xác định thời hạn, HĐLĐ xác định thời hạn, HĐLĐ theo mùa vụ hoặc theo công việc nhất định có thời hạn từ đủ 3 tháng trở lên;
- Người quản lý doanh nghiệp, quản lý điều hành hợp tác xã hưởng tiền lương;
- Đơn vị sử dụng lao động có thuê mướn người lao động làm việc theo HĐLĐ.
- Lưu ý quan trọng: Theo Điều 99 của Luật BHXH, trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động, doanh nghiệp có trách nhiệm nộp hồ sơ tham gia BHXH cho người lao động.
2. HỒ SƠ ĐĂNG KÝ THAM GIA BHXH LẦN ĐẦU
2.1. HỒ SƠ ĐĂNG KÝ THAM GIA BHXH LẦN ĐẦU ĐỐI VỚI NGƯỜI LAO ĐỘNG
Người lao động cần chuẩn bị các tài liệu sau:
- Tờ khai tham gia BHXH, điều chỉnh thông tin BHXH theo mẫu TK1-TS;
- Bản sao giấy tờ tùy thân: Căn cước công dân (hoặc CMND), sổ hộ khẩu (hoặc giấy tờ tạm trú);
- Giấy tờ chứng minh quyền lợi bảo hiểm y tế cao hơn (nếu có);
- Hợp đồng lao động có thời hạn ở nước ngoài (nếu làm việc tại nước ngoài), kèm theo văn bản gia hạn hoặc hợp đồng mới.
2.2. HỒ SƠ ĐĂNG KÝ THAM GIA BHXH LẦN ĐẦU ĐỐI VỚI DOANH NGHIỆP (ĐƠN VỊ)
Đơn vị sử dụng lao động cần chuẩn bị:
- Tờ khai tham gia BHXH/điều chỉnh thông tin theo mẫu TK3-TS;
- Danh sách người lao động đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BH tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp theo mẫu D02-TS;
- Bảng kê hồ sơ theo mẫu D01-TS;
- Hợp đồng lao động đã ký với NLĐ;
- Bản sao giấy tờ tùy thân của người lao động: CCCD, hộ khẩu.
Lưu ý:
- TK3-TS áp dụng cho doanh nghiệp đăng ký mã đơn vị lần đầu.
- TK1-TS áp dụng với người lao động chưa có mã số BHXH.
- D02-TS là biểu mẫu bắt buộc khi báo tăng lao động mới.
- D01-TS dùng để tổng hợp các hồ sơ liên quan – là căn cứ khi có phát sinh truy thu.
3. TRÌNH TỰ, CÁC BƯỚC THỰC HIỆN THỦ TỤC ĐĂNG KÝ THAM GIA BHXH LẦN ĐẦU
Để tham gia BHXH lần đầu, doanh nghiệp cần thực hiện tuần tự các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ theo quy định
Doanh nghiệp và người lao động cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ nêu trên. Đây là bước quan trọng giúp tiết kiệm thời gian và tránh việc chỉnh sửa, bổ sung hồ sơ.
Bước 2: Đăng ký mã đơn vị (nếu chưa có)
Doanh nghiệp mới cần nộp tờ khai TK3-TS để đăng ký mã đơn vị với cơ quan BHXH. Sau 1–7 ngày làm việc, cơ quan BHXH sẽ cấp mã số đơn vị tham gia BHXH.
Bước 3: Báo tăng lao động tham gia BHXH
Sau khi có mã đơn vị, doanh nghiệp thực hiện kê khai theo mẫu D02-TS, TK1-TS và D01-TS, đồng thời nộp bản sao hợp đồng lao động và giấy tờ tùy thân của người lao động.
Bước 4: Nộp hồ sơ đến cơ quan BHXH
Doanh nghiệp gửi hồ sơ đến cơ quan BHXH cấp quận/huyện nơi đặt trụ sở chính theo giấy đăng ký kinh doanh.
Bước 5: Nhận kết quả
Trong không quá 5 ngày làm việc, cơ quan BHXH sẽ cấp số BHXH và thẻ BHYT cho người lao động.
4. MỘT SỐ LƯU Ý QUAN TRỌNG KHI THỰC HIỆN THỦ TỤC ĐĂNG KÝ THAM GIA BHXH LẦN ĐẦU
- Hồ sơ cần chính xác tuyệt đối về thông tin người lao động, tránh trường hợp sai lệch dẫn đến chậm cấp sổ hoặc thẻ BHYT.
- Khi báo tăng lao động, cần đảm bảo người lao động đủ điều kiện tham gia BHXH bắt buộc.
- Nộp hồ sơ đúng thời hạn theo quy định 30 ngày kể từ khi ký HĐLĐ để không bị xử phạt hành chính.
- Lưu giữ biên lai tiếp nhận hồ sơ và mã đơn vị để thuận tiện cho việc kê khai sau này.
5. ZA OFFICE – ĐỒNG HÀNH CÙNG DOANH NGHIỆP TRONG CÁC THỦ TỤC BHXH
Việc thực hiện thủ tục tham gia BHXH lần đầu sẽ trở nên dễ dàng hơn khi bạn có một đối tác chuyên nghiệp hỗ trợ. ZA Office tự hào là đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán, thuế và BHXH trọn gói với quy trình rõ ràng, nhanh chóng và tuân thủ đúng quy định pháp luật.
ZA Office hỗ trợ doanh nghiệp từ khâu chuẩn bị hồ sơ, kê khai biểu mẫu, đăng ký mã đơn vị, đến báo tăng người lao động và giải đáp các vấn đề phát sinh liên quan đến BHXH.
Tìm hiểu thêm về dịch vụ soạn hợp đồng lao động: tại ĐÂY
Tìm hiểu về dịch vụ C&B – Kế toán nội bộ: tại ĐÂY
6. KẾT LUẬN
Tham gia BHXH là nghĩa vụ bắt buộc và là quyền lợi thiết yếu của cả người lao động và doanh nghiệp. Việc nắm vững quy trình, hồ sơ và các bước đăng ký tham gia BHXH sẽ giúp doanh nghiệp tuân thủ tốt pháp luật và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của nhân sự.
Nếu bạn cần hỗ trợ chi tiết hơn, đừng ngần ngại liên hệ với ZA Office. Chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn trong mọi thủ tục pháp lý và hành chính liên quan đến doanh nghiệp.
Bài viết liên quan:
- NGHĨA VỤ KHI ĐƠN PHƯƠNG CHẤM DỨT HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG TRÁI LUẬT
- NHỮNG ĐIỂM CẦN LƯU Ý KHI SOẠN THẢO HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG
THÔNG TIN LIÊN HỆ CỦA ZA OFFICE:
- Hotline: 0962229646
- Email: [email protected]
- Website: zaoffice.vn
- Facebook: ZA Office
