Những Điểm Cần Lưu Ý Khi Soạn Thảo Hợp Đồng Lao Động (Cập Nhật Mới Nhất)

Hợp đồng lao động (HĐLĐ) là văn bản pháp lý nền tảng, ghi nhận sự thỏa thuận giữa người lao động (NLĐ) và người sử dụng lao động (NSDLĐ) về việc làm, tiền lương, điều kiện làm việc cũng như quyền và nghĩa vụ của mỗi bên. Một bản HĐLĐ được soạn thảo chặt chẽ không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành nhân sự minh bạch mà còn là “lá chắn” pháp lý quan trọng khi phát sinh tranh chấp lao động, thanh tra hoặc khởi kiện. Ngược lại, một hợp đồng sơ sài, thiếu điều khoản bắt buộc có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với rủi ro bị xử phạt hành chính, thậm chí hợp đồng bị tuyên vô hiệu một phần hoặc toàn bộ. Bài viết dưới đây tổng hợp toàn diện những điểm cần lưu ý khi soạn thảo hợp đồng lao động theo quy định của Bộ luật Lao động 2019.

Xác định đúng hình thức của hợp đồng lao động

Theo quy định hiện hành, hợp đồng lao động phải được giao kết bằng văn bản, có thể dưới dạng văn bản giấy hoặc dữ liệu điện tử có giá trị tương đương. Hình thức giao kết bằng lời nói (hợp đồng miệng) chỉ được áp dụng đối với hợp đồng có thời hạn dưới 1 tháng, trừ một số trường hợp đặc biệt như: nhóm lao động ủy quyền giao kết cho công việc mùa vụ dưới 12 tháng, người lao động chưa đủ 15 tuổi, hoặc người lao động là người giúp việc gia đình. Doanh nghiệp cần lưu ý: dù công việc ngắn hạn, nếu không thuộc các trường hợp ngoại lệ nêu trên thì vẫn bắt buộc phải lập hợp đồng bằng văn bản để tránh bị coi là vi phạm hình thức.

Bảo đảm đầy đủ nội dung bắt buộc của hợp đồng

Đây là lỗi phổ biến nhất khi doanh nghiệp tự soạn thảo hợp đồng mà không rà soát kỹ theo luật. Một HĐLĐ hợp lệ cần có tối thiểu các nội dung sau:

Tên, địa chỉ của người sử dụng lao động và họ tên, chức danh của người giao kết hợp đồng bên phía NSDLĐ.
Họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi cư trú, số CCCD/hộ chiếu của người lao động.
Công việc và địa điểm làm việc.
Thời hạn của hợp đồng lao động.
Mức lương theo công việc hoặc chức danh, hình thức trả lương, thời hạn trả lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác.
Chế độ nâng bậc, nâng lương.
Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi.
Trang bị bảo hộ lao động cho người lao động.
Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp.
Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ, kỹ năng nghề (nếu có).

Nhiều doanh nghiệp mắc lỗi ghi chung chung, ví dụ chỉ ghi “trả lương qua chuyển khoản” mà không nêu rõ thời hạn trả lương cụ thể, hoặc không ghi rõ mức lương theo công việc dẫn đến khó khăn khi tính các khoản bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân hay bồi thường khi chấm dứt hợp đồng.

Xác định đúng loại hợp đồng và thời hạn hợp đồng

Bộ luật Lao động 2019 chỉ còn ghi nhận hai loại hợp đồng lao động: hợp đồng không xác định thời hạn và hợp đồng xác định thời hạn (tối đa 36 tháng). Khi soạn thảo, doanh nghiệp cần lưu ý nguyên tắc: hợp đồng xác định thời hạn chỉ được ký tối đa 2 lần liên tiếp; nếu người lao động tiếp tục làm việc sau khi hợp đồng lần thứ hai hết hạn mà không ký hợp đồng mới thì bắt buộc phải chuyển sang hợp đồng không xác định thời hạn (trừ một số trường hợp đặc thù theo luật). Vi phạm nguyên tắc này khiến doanh nghiệp có nguy cơ hợp đồng bị coi là không xác định thời hạn ngoài ý muốn, ảnh hưởng đến kế hoạch nhân sự dài hạn.

Quy định rõ ràng về mức lương và hình thức trả lương

Điều khoản lương thưởng là nội dung dễ phát sinh tranh chấp nhất. Khi soạn thảo, cần:

Ghi cụ thể mức lương bằng số tiền và bằng chữ, đơn vị tiền tệ.
Nêu rõ hình thức trả lương (tiền mặt hoặc chuyển khoản) và kỳ hạn trả lương cụ thể (ví dụ: trả vào ngày mùng 5 hàng tháng), không chỉ ghi chung chung “hàng tháng”.
Quy định rõ các khoản phụ cấp, trợ cấp, khoản bổ sung nào tính đóng bảo hiểm xã hội và khoản nào không, để tránh sai sót khi kê khai BHXH.
Nếu mức lương thấp hơn lương tối thiểu vùng tại thời điểm ký kết, hợp đồng có thể bị coi là vi phạm pháp luật lao động.

Lưu ý về thời gian thử việc

Thời gian thử việc phải được thỏa thuận trong hợp đồng thử việc riêng hoặc điều khoản thử việc trong HĐLĐ, nhưng chỉ được thử việc một lần cho một công việc. Thời gian thử việc tối đa tùy theo tính chất công việc (không quá 180 ngày đối với công việc của người quản lý doanh nghiệp; không quá 60 ngày đối với công việc có chức danh nghề cần trình độ chuyên môn, kỹ thuật từ cao đẳng trở lên; không quá 30 ngày đối với công việc có chức danh nghề cần trình độ trung cấp; không quá 6 ngày làm việc đối với công việc khác). Mức lương thử việc phải đạt tối thiểu 85% mức lương chính thức của công việc đó. Doanh nghiệp không được áp dụng thử việc đối với hợp đồng lao động có thời hạn dưới 1 tháng.

Điều khoản về bảo mật thông tin và không cạnh tranh

Đối với các vị trí nắm giữ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, doanh nghiệp nên đưa vào hợp đồng (hoặc phụ lục riêng) các điều khoản về bảo vệ bí mật kinh doanh, bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ và điều kiện, thời hạn bảo vệ bí mật, quyền lợi bồi thường nếu người lao động vi phạm. Tuy nhiên cần lưu ý điều khoản không cạnh tranh sau khi nghỉ việc chỉ có giá trị tham khảo, cần cân nhắc kỹ về tính khả thi pháp lý và mức bồi thường hợp lý tương ứng.

Ngôn ngữ và hình thức trình bày hợp đồng

Hợp đồng lao động nên được soạn thảo bằng tiếng Việt, sử dụng từ ngữ rõ ràng, dễ hiểu, tránh dùng từ đa nghĩa hoặc thuật ngữ chuyên môn không được định nghĩa cụ thể. Trường hợp doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài, nên có thêm bản dịch song ngữ và ghi rõ ngôn ngữ nào có giá trị pháp lý ưu tiên khi có tranh chấp về cách hiểu điều khoản.

Chữ ký và thẩm quyền giao kết hợp đồng

Người ký hợp đồng đại diện phía doanh nghiệp phải là người có thẩm quyền theo quy định (người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp lệ bằng văn bản). Việc ký hợp đồng không đúng thẩm quyền có thể khiến hợp đồng bị tuyên vô hiệu. Đây là lỗi mà nhiều doanh nghiệp có cơ cấu tổ chức phức tạp (nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện) thường gặp phải nếu không rà soát kỹ giấy ủy quyền.

Rà soát các điều khoản

Một số điều khoản doanh nghiệp thường vô tình đưa vào hợp đồng nhưng lại trái luật, ví dụ: buộc người lao động đặt cọc tiền hoặc tài sản để bảo đảm thực hiện hợp đồng (trừ một số trường hợp đặc thù có quy định riêng), hạn chế quyền kết hôn/sinh con của lao động nữ, hoặc quy định mức phạt vi phạm hợp đồng lao động vượt quá phạm vi pháp luật cho phép. Những điều khoản này có thể bị coi là vô hiệu và không có giá trị thi hành, thậm chí bị xử phạt hành chính.

Lưu trữ và quản lý hợp đồng sau khi ký kết

Sau khi ký kết, mỗi bên giữ 1 bản hợp đồng có giá trị như nhau. Doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống lưu trữ hợp đồng khoa học (bản cứng và bản điện tử), theo dõi thời hạn hợp đồng để chủ động gia hạn hoặc chấm dứt đúng quy trình, tránh tình trạng hợp đồng hết hạn nhưng người lao động vẫn tiếp tục làm việc mà không có văn bản pháp lý điều chỉnh.

Kết luận

Soạn thảo hợp đồng lao động không chỉ là thủ tục hành chính mà là bước quản trị rủi ro pháp lý quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Việc nắm rõ các quy định về hình thức, nội dung bắt buộc, thời hạn, tiền lương, thử việc và thẩm quyền ký kết sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng được hệ thống hợp đồng lao động chặt chẽ, hạn chế tối đa tranh chấp và rủi ro pháp lý về sau. Doanh nghiệp nên định kỳ rà soát lại mẫu hợp đồng lao động của mình để cập nhật theo các thay đổi mới nhất của pháp luật lao động.