Ai Có Thẩm Quyền Ký Hợp Đồng Lao Động? Quy Định Chi Tiết Cần Biết

1. Thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động về phía người sử dụng lao động

• Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật. Đây là trường hợp phổ biến nhất, thường là Tổng Giám đốc/Giám đốc – người có tên trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với tư cách người đại diện theo pháp luật.
• Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân theo quy định của pháp luật, hoặc người được ủy quyền theo quy định – áp dụng với các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức chính trị – xã hội.
• Người đại diện của hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân hoặc người được ủy quyền theo quy định – áp dụng khi bên sử dụng lao động là hộ kinh doanh, hộ gia đình, tổ hợp tác.
• Cá nhân trực tiếp sử dụng lao động – áp dụng trong trường hợp cá nhân thuê lao động phục vụ nhu cầu cá nhân (ví dụ: thuê người giúp việc gia đình, tài xế riêng).

1.1 Trường hợp doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện

1.2 Trường hợp giám đốc đồng thời là người đại diện theo pháp luật duy nhất

2. Nguyên tắc không được ủy quyền lại

3. Thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động về phía người lao động

• Người lao động từ đủ 18 tuổi trở lên: Tự mình trực tiếp giao kết hợp đồng lao động.
• Người lao động từ đủ 15 tuổi đến chưa đủ 18 tuổi: Được giao kết hợp đồng khi có sự đồng ý bằng văn bản của người đại diện theo pháp luật của người đó (thường là cha, mẹ hoặc người giám hộ hợp pháp).
• Người chưa đủ 15 tuổi và người đại diện theo pháp luật của người đó: Áp dụng đối với một số công việc đặc thù được pháp luật cho phép sử dụng lao động chưa thành niên, việc giao kết phải có sự tham gia của người đại diện theo pháp luật của trẻ.
• Người lao động được nhóm lao động ủy quyền hợp pháp: Áp dụng cho công việc theo mùa vụ hoặc công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng, nhóm người lao động từ đủ 18 tuổi trở lên có thể ủy quyền cho một người trong nhóm đứng ra giao kết hợp đồng. Trong trường hợp này, hợp đồng bắt buộc phải bằng văn bản và có hiệu lực như giao kết với từng cá nhân người lao động; hợp đồng phải kèm theo danh sách ghi rõ họ tên, ngày sinh, giới tính, nơi cư trú và chữ ký của từng thành viên trong nhóm.

4. Hậu quả pháp lý khi ký hợp đồng không đúng thẩm quyền

• Hợp đồng có nguy cơ bị tuyên vô hiệu toàn bộ hoặc từng phần, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của cả người lao động và doanh nghiệp (ví dụ: khó xác định căn cứ tính bảo hiểm xã hội, trợ cấp thôi việc).
• Phát sinh tranh chấp về giá trị pháp lý của các cam kết trong hợp đồng khi một bên viện dẫn lý do người ký không đủ thẩm quyền để phủ nhận trách nhiệm.
• Doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động nếu quy trình ký kết không tuân thủ đúng quy định pháp luật.

5. Khuyến nghị cho doanh nghiệp

• Rà soát và cập nhật danh sách người có thẩm quyền ký hợp đồng lao động trong toàn hệ thống, đặc biệt tại các chi nhánh, văn phòng đại diện.
• Ban hành văn bản ủy quyền đúng thể thức pháp lý, xác định rõ phạm vi công việc, thời hạn ủy quyền và lưu trữ song song với hồ sơ hợp đồng lao động.
• Đào tạo bộ phận nhân sự nắm vững quy định về thẩm quyền giao kết để tránh sai sót khi tuyển dụng số lượng lớn hoặc tuyển dụng tại nhiều địa bàn.
• Với người lao động chưa thành niên, cần thu thập đầy đủ văn bản đồng ý của người đại diện theo pháp luật trước khi giao kết hợp đồng.

6. Kết luận

7. ZA Office – Đồng hành cùng doanh nghiệp trong quản trị và pháp lý

• Thành lập doanh nghiệp trọn gói.
• Tư vấn pháp lý doanh nghiệp.
• Soạn thảo Điều lệ và hồ sơ nội bộ.
• Hỗ trợ chuyển nhượng vốn góp, cổ phần.
• Dịch vụ kế toán – thuế.
• Cho thuê văn phòng và văn phòng đại diện.

📍 Địa chỉ: 377/17 Lê Quang Định, phường Bình Lợi Trung, TP.HCM