Theo Luật Quản lý thuế (sửa đổi), khoản 7 Điều 35 và hướng dẫn tại Thông tư 86/2024/TT-BTC, từ ngày 01/7/2025, toàn bộ mã số thuế cá nhân (10 số) sẽ chính thức được thay thế bằng số định danh cá nhân (12 số) trên Căn cước công dân gắn chip (CCCD). Dưới đây là những việc bộ phận kế toán và nhân sự cần chuẩn bị ngay từ bây giờ để không bị gián đoạn công tác kê khai, quyết toán thuế TNCN.
1. SỐ ĐỊNH DANH TRÊN CCCD GẮN CHIP SẼ THAY MÃ SỐ THUẾ CÁ NHÂN
Kể từ 01/7/2025, mã số thuế cá nhân cũ (10 chữ số) không còn hiệu lực. Mọi giao dịch thuế liên quan đến thu nhập cá nhân, đăng ký người phụ thuộc, giảm trừ gia cảnh… đều sử dụng số định danh cá nhân (12 số) làm mã số thuế duy nhất.
Bộ phận Kế toán – Nhân sự cần đồng bộ toàn bộ dữ liệu nhân sự theo số CCCD mới.
2. KHÔNG PHẢI MỌI TRƯỜNG HỢP ĐỀU ĐƯỢC CHUYỂN TỰ ĐỘNG
Cơ quan thuế chỉ tự động chuyển đổi mã số thuế sang số định danh nếu thông tin trên hồ sơ thuế hiện tại trùng khớp hoàn toàn với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư (bao gồm: họ tên, ngày sinh, số CCCD…).
Vì vậy, doanh nghiệp cần chủ động thực hiện các bước sau:
- Rà soát toàn bộ nhân sự đang làm việc và người phụ thuộc.
- Thu thập bản sao CCCD gắn chip để đối chiếu thông tin.
- Không tiếp nhận CMND 9 số trong các hồ sơ mới.
- Đối với người chưa có CCCD, nên khuyến khích đi đổi sớm để đảm bảo đúng tiến độ chuyển đổi.
3. THÔNG TIN KHÔNG TRÙNG KHỚP SẼ DẪN ĐẾN “TREO MÃ SỐ THUẾ”
Nếu dữ liệu thuế không khớp với thông tin trong CSDL quốc gia, mã số thuế sẽ bị chuyển sang trạng thái “Chờ cập nhật” (mã trạng thái 10).
Khi đó:
- Mã số thuế cũ không thể tiếp tục sử dụng để kê khai, khấu trừ thuế.
- Kế toán không thể đăng ký người phụ thuộc hay quyết toán thuế TNCN.
Kế toán/Hành chính cần hướng dẫn người lao động nộp hồ sơ điều chỉnh thông tin thuế theo mẫu 08-MST, quy định tại Điều 25 Thông tư 86/2024/TT-BTC.
4. TRƯỜNG HỢP MỘT NGƯỜI CÓ NHIỀU MÃ SỐ THUẾ – PHẢI HỢP NHẤT
Một số cá nhân có thể từng được cấp nhiều mã số thuế khác nhau (do chuyển việc, dùng CMND sai hoặc đăng ký nhầm). Cơ quan thuế sẽ tiến hành hợp nhất mã số thuế trùng lặp, căn cứ theo CCCD mới.
Bộ phận kế toán nên:
- Đối chiếu dữ liệu mã số thuế cũ với danh sách nhân sự.
- Cập nhật và cung cấp CCCD gắn chip để hoàn tất việc hợp nhất.
5. KHÔNG CẦN SỬA CÁC CHỨNG TỪ PHÁT HÀNH TRƯỚC 01/7/2025
Các chứng từ, bảng lương, quyết toán thuế… phát hành trước ngày 01/7/2025 theo mã số thuế cũ vẫn giữ nguyên giá trị pháp lý.Tuy nhiên, từ thời điểm 01/7/2025 trở đi, mọi hồ sơ kê khai mới phải sử dụng số định danh cá nhân trên CCCD.
6. CHUYỂN ĐỔI PHẦN MỀM KẾ TOÁN – NHÂN SỰ KỊP THỜI
Do sự thay đổi định dạng từ 10 sang 12 chữ số, các phần mềm nhân sự – kế toán – kê khai thuế cần được nâng cấp, điều chỉnh.
Việc cần làm:
- Phối hợp với bộ phận IT và nhà cung cấp phần mềm.
- Kiểm tra khả năng cập nhật định dạng mới trong các biểu mẫu, báo cáo, bảng lương, tờ khai thuế.
Đảm bảo hệ thống chạy ổn định trước thời điểm chuyển đổi chính thức.
7. ZA OFFICE – TRỢ LÝ VẬN HÀNH CHO DOANH NGHIỆP CỦA BẠN
ZA Office tự hào là trợ lý vận hành đáng tin cậy cho các doanh nghiệp trong và ngoài nước, đồng hành cùng bạn trên hành trình kinh doanh an toàn – đúng luật – hiệu quả. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, ZA Office không ngừng cấp tiến, cập nhật xu hướng và chính sách mới nhất để tối ưu hóa quy trình vận hành, giảm thiểu rủi ro và nâng cao năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp.
Từ tư vấn pháp lý, kế toán – thuế, đến hỗ trợ quản lý vận hành toàn diện, ZA Office chính là giải pháp lý tưởng để bạn tập trung phát triển kinh doanh một cách bền vững và hợp pháp ngay từ hôm nay.
THÔNG TIN LIÊN HỆ CỦA ZA OFFICE:
- Hotline: 0962229646
- Email: [email protected]
- Website: zaoffice.vn
- Facebook: ZA Office
