Các Lỗi Thường Gặp Khi Ký Kết Hợp Đồng Lao Động Doanh Nghiệp Cần Tránh

Ký kết hợp đồng lao động (HĐLĐ) tưởng chừng là thủ tục đơn giản, lặp đi lặp lại trong hoạt động tuyển dụng của doanh nghiệp, nhưng thực tế đây lại là khâu tiềm ẩn rất nhiều rủi ro pháp lý. Theo thống kê từ các đợt thanh tra của cơ quan quản lý lao động, phần lớn các doanh nghiệp – kể cả doanh nghiệp lớn, lâu năm – vẫn mắc phải những lỗi lặp đi lặp lại khi giao kết hợp đồng lao động. Những lỗi này có thể dẫn đến hợp đồng vô hiệu từng phần, bị xử phạt vi phạm hành chính, hoặc bất lợi cho doanh nghiệp khi xảy ra tranh chấp lao động, khởi kiện tại tòa án.

Ký sai thẩm quyền đại diện doanh nghiệp

Đây là lỗi nghiêm trọng nhưng khá phổ biến, đặc biệt ở các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc thay đổi người đại diện theo pháp luật thường xuyên. Theo quy định, người giao kết hợp đồng bên phía người sử dụng lao động phải là người đại diện theo pháp luật, người đứng đầu cơ quan/tổ chức có tư cách pháp nhân, hoặc người được ủy quyền hợp lệ bằng văn bản. Nhiều trường hợp trưởng phòng nhân sự hoặc giám đốc chi nhánh ký hợp đồng mà không có giấy ủy quyền hợp lệ, dẫn đến rủi ro hợp đồng có thể bị tuyên vô hiệu khi phát sinh tranh chấp.

Vì vậy khi Ban hành văn bản ủy quyền rõ ràng, đúng thể thức, xác định phạm vi và thời hạn ủy quyền, đồng thời lưu trữ hồ sơ ủy quyền song song với hồ sơ hợp đồng lao động.

Không giao kết hợp đồng bằng văn bản khi bắt buộc

Không ít doanh nghiệp, đặc biệt là hộ kinh doanh, doanh nghiệp vừa và nhỏ, vẫn có thói quen thỏa thuận miệng với người lao động, kể cả khi công việc kéo dài trên 1 tháng. Đây là vi phạm nghiêm trọng vì pháp luật chỉ cho phép giao kết bằng lời nói trong phạm vi rất hẹp (hợp đồng dưới 1 tháng và một số trường hợp đặc thù). Khi xảy ra tranh chấp, việc không có hợp đồng văn bản khiến doanh nghiệp gặp bất lợi lớn trong việc chứng minh các thỏa thuận về lương, thời hạn, vị trí công việc.

Thiếu hoặc ghi sai các nội dung bắt buộc trong hợp đồng

Nhiều doanh nghiệp sử dụng mẫu hợp đồng cũ, lỗi thời, không cập nhật theo Bộ luật Lao động 2019, dẫn đến thiếu các nội dung bắt buộc như: hình thức trả lương cụ thể, thời hạn trả lương, chế độ nâng lương, chế độ bảo hiểm xã hội – y tế – thất nghiệp, hoặc trang bị bảo hộ lao động. Lỗi phổ biến là ghi chung chung “trả lương qua chuyển khoản” mà không nêu cụ thể kỳ hạn, hoặc bỏ sót hoàn toàn điều khoản về thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi.

Nhầm lẫn giữa các loại hợp đồng lao động

Từ 2021, pháp luật chỉ còn công nhận hai loại hợp đồng: xác định thời hạn (tối đa 36 tháng) và không xác định thời hạn. Một lỗi thường gặp là doanh nghiệp ký hợp đồng xác định thời hạn liên tiếp quá 2 lần với cùng một người lao động cho cùng một công việc, vi phạm nguyên tắc chỉ được ký tối đa 2 lần liên tiếp loại hợp đồng này. Hậu quả là hợp đồng có thể bị coi là hợp đồng không xác định thời hạn ngoài ý muốn của doanh nghiệp, ảnh hưởng đến kế hoạch tinh giản nhân sự sau này.

Áp dụng sai hoặc lạm dụng thời gian thử việc

Nhiều doanh nghiệp mắc lỗi: thử việc quá thời hạn cho phép theo tính chất công việc, thử việc nhiều lần cho cùng một vị trí, trả lương thử việc thấp hơn 85% mức lương chính thức, hoặc áp dụng thử việc cho hợp đồng lao động có thời hạn dưới 1 tháng (trường hợp pháp luật không cho phép thử việc). Đây là lỗi dễ bị người lao động khiếu nại và bị xử phạt hành chính khi thanh tra lao động phát hiện.

Quy định mức lương thấp hơn lương tối thiểu vùng

Một số doanh nghiệp, đặc biệt tại các ngành thâm dụng lao động, vẫn để mức lương ghi trong hợp đồng (bao gồm lương cơ bản cộng phụ cấp có tính chất lương cố định) thấp hơn mức lương tối thiểu vùng theo quy định hiện hành tại địa bàn doanh nghiệp hoạt động. Đây là lỗi có thể bị xử phạt vi phạm hành chính khá nặng và buộc truy trả phần chênh lệch cho người lao động.

Đưa vào hợp đồng các điều khoản trái pháp luật

Một số lỗi về nội dung khiến điều khoản hợp đồng bị vô hiệu dù không ảnh hưởng đến toàn bộ hợp đồng, bao gồm: buộc người lao động thực hiện biện pháp bảo đảm bằng tiền hoặc tài sản không đúng quy định, hạn chế quyền kết hôn, mang thai, nuôi con của lao động nữ, hoặc thỏa thuận mức phạt vi phạm hợp đồng lao động (điều mà pháp luật lao động Việt Nam về nguyên tắc không cho phép áp dụng như hợp đồng dân sự thông thường).

Không rà soát kỹ trước khi ký – bỏ qua phụ lục, điều khoản nhỏ

Giống như trong các loại hợp đồng thương mại khác, một sai lầm phổ biến là các bên (đặc biệt là người lao động, hoặc cán bộ nhân sự khi soạn nhiều hợp đồng cùng lúc) chỉ đọc lướt phần nội dung chính, bỏ qua các phụ lục, điều khoản bổ sung – nơi có thể “cài” thêm các điều kiện bất lợi như quy định về bồi hoàn chi phí đào tạo, điều khoản bảo mật, không cạnh tranh với thời hạn và phạm vi không hợp lý.

Không cập nhật hợp đồng khi có thay đổi về công việc, lương, địa điểm làm việc

Trong quá trình làm việc, nhiều thay đổi phát sinh như tăng lương, chuyển vị trí công tác, đổi địa điểm làm việc nhưng doanh nghiệp không lập phụ lục hợp đồng hoặc ký lại hợp đồng mới để ghi nhận thay đổi. Điều này dẫn đến tình trạng hợp đồng trên giấy tờ không phản ánh đúng thực tế quan hệ lao động, gây bất lợi cho cả hai bên khi xảy ra tranh chấp, đặc biệt trong việc tính bảo hiểm xã hội, trợ cấp thôi việc.

Không lưu trữ hồ sơ hợp đồng đầy đủ, khoa học

Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ không có quy trình lưu trữ hợp đồng lao động bài bản, dẫn đến thất lạc hồ sơ, khó khăn khi cần chứng minh các thỏa thuận trong quá trình thanh tra lao động hoặc giải quyết tranh chấp tại tòa án, trọng tài.

Kết luận

Những lỗi khi ký kết hợp đồng lao động tuy nhỏ nhưng có thể để lại hậu quả pháp lý lớn cho doanh nghiệp về lâu dài. Chủ động rà soát mẫu hợp đồng, đào tạo bộ phận nhân sự nắm vững quy định pháp luật lao động cập nhật, và xây dựng quy trình ký kết – lưu trữ hợp đồng chặt chẽ là giải pháp căn cơ giúp doanh nghiệp phòng ngừa rủi ro, xây dựng quan hệ lao động hài hòa, ổn định và bền vững.