BÁN HÀNG ONLINE, TIẾP THỊ LIÊN KẾT VÀ NGHĨA VỤ THUẾ TRONG THỜI ĐẠI THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ

Khi sàn thương mại điện tử trở thành một mắt xích của ngành thuế

Tiếp thị liên kết (affiliate marketing) và bán hàng online đã trở thành một trong những cách kiếm tiền phổ biến nhất trên môi trường số tại Việt Nam trong vài năm trở lại đây, đặc biệt gắn liền với sự bùng nổ của các nền tảng như Shopee, TikTok Shop, Lazada. Từ những người coi đây là công việc chính thức, đến những KOL (Key Opinion Leader), KOC (Key Opinion Consumer) chỉ tham gia như một nguồn thu nhập phụ, tất cả đều đang tạo ra những khoản hoa hồng, doanh thu đáng kể — và cùng với đó là những câu hỏi về nghĩa vụ thuế mà không phải ai cũng nắm rõ.

Điều đặc biệt của giai đoạn hiện nay là: pháp luật thuế đối với hoạt động thương mại điện tử vừa trải qua một cuộc cải cách mang tính bước ngoặt, chuyển một phần đáng kể trách nhiệm khai, nộp thuế từ chính người bán sang cho các sàn thương mại điện tử. Đây là thay đổi mà bất kỳ ai đang kinh doanh online, làm affiliate, hay vận hành một sàn thương mại điện tử cũng cần hiểu rõ để tránh những sai sót đáng tiếc.

Làm tiếp thị liên kết có phải đóng thuế thu nhập cá nhân không?

Câu trả lời là có, và đây là nghĩa vụ bắt buộc, bất kể cá nhân thực hiện hoạt động này trên nền tảng nào — dù là chương trình affiliate của Shopee, TikTok Shop, hay bất kỳ hình thức tiếp thị liên kết độc lập nào khác.

Về bản chất pháp lý, khi một cá nhân tham gia chương trình tiếp thị liên kết, họ đóng vai trò trung gian, giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ đến người tiêu dùng và nhận lại một khoản hoa hồng tương ứng với doanh số phát sinh. Theo quy định tại Thông tư 111/2013/TT-BTC, khoản hoa hồng dưới hình thức hoa hồng đại lý, hoa hồng môi giới được xác định là một khoản thu nhập từ tiền lương, tiền công — và do đó thuộc diện chịu thuế thu nhập cá nhân, hoàn toàn tương đồng về bản chất pháp lý với hình thức hoa hồng môi giới truyền thống, chỉ khác nhau ở phương thức thực hiện (qua liên kết trực tuyến thay vì gặp gỡ trực tiếp).

Một sai lầm phổ biến của nhiều người làm affiliate là coi đây chỉ là “công việc tay trái”, không chính thức, từ đó chủ quan không kê khai, không nộp thuế. Đây là một quan niệm tiềm ẩn rủi ro pháp lý đáng kể, đặc biệt trong bối cảnh cơ quan thuế hiện đã có đầy đủ công cụ để theo dõi luồng tiền phát sinh từ các giao dịch trên sàn thương mại điện tử — nhất là sau khi cơ chế sàn tự động khấu trừ, kê khai, nộp thuế thay chính thức được áp dụng từ giữa năm 2025 (sẽ được phân tích chi tiết ở phần sau). Nghĩa vụ kê khai, nộp thuế không phụ thuộc vào việc cá nhân tự coi công việc này là “chính” hay “phụ”, mà phụ thuộc vào bản chất khoản thu nhập nhận được và mức thu nhập thực tế phát sinh trong năm.

Hai con đường đóng thuế khác nhau cho người làm affiliate

Sau khi đã xác định nghĩa vụ đóng thuế là bắt buộc, câu hỏi tiếp theo là: cách tính cụ thể sẽ ra sao? Cũng giống như trường hợp của freelancer, câu trả lời phụ thuộc vào việc cá nhân đó có đăng ký hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hay không — và còn phụ thuộc thêm vào kênh nhận hoa hồng.

Trường hợp thứ nhất: chưa đăng ký hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh. Đây là tình huống phổ biến với đa số người mới tham gia affiliate. Trong trường hợp này, cách xử lý thuế lại tùy thuộc vào việc hoa hồng được chi trả qua kênh nào. Nếu doanh nghiệp trả hoa hồng trực tiếp cho cá nhân (không thông qua chức năng thanh toán của sàn thương mại điện tử — ví dụ như ký hợp đồng cộng tác viên riêng lẻ), sẽ áp dụng cơ chế khấu trừ 10% ngay tại nguồn nếu mỗi lần chi trả từ 2 triệu đồng trở lên, sau đó cuối năm cá nhân tổng hợp lại và quyết toán theo biểu thuế lũy tiến, được hưởng đầy đủ quyền lợi giảm trừ gia cảnh như các khoản thu nhập từ tiền công, tiền lương khác.

Ngược lại, nếu hoa hồng được chi trả qua sàn thương mại điện tử có chức năng thanh toán tích hợp (như chương trình Shopee Affiliate hay TikTok Shop Affiliate), tình huống sẽ khác biệt kể từ giữa năm 2025: sàn sẽ tự động khấu trừ thuế ngay tại thời điểm phát sinh giao dịch, theo một tỷ lệ phần trăm cố định trên doanh thu (đối với nhóm dịch vụ hoa hồng, môi giới, mức phổ biến là khoảng 7% doanh thu, bao gồm cả thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân), không phân biệt theo ngưỡng doanh thu năm — nghĩa là bị khấu trừ ngay từ đồng doanh thu đầu tiên. Điều đáng mừng là cá nhân vẫn có quyền tổng hợp lại khoản thu nhập này khi tự quyết toán cuối năm theo diện tiền công, tiền lương, để được hưởng giảm trừ gia cảnh và được hoàn lại phần chênh lệch nếu số tiền đã bị khấu trừ cao hơn số thực tế phải nộp.

Trường hợp thứ hai: đã đăng ký hộ kinh doanh, hoặc đồng thời có hoạt động kinh doanh khác. Trong tình huống này, nghĩa vụ thuế được thực hiện theo cơ chế dành cho hộ, cá nhân kinh doanh: kê khai định kỳ, áp dụng mức thuế suất khoảng 7% trên doanh thu cho nhóm ngành dịch vụ hoa hồng, môi giới. Điểm khác biệt căn bản so với trường hợp thứ nhất là cá nhân trong trường hợp này không được hưởng giảm trừ gia cảnh, do bản chất thu nhập được xác định là thu nhập từ hoạt động kinh doanh chứ không phải từ tiền công, tiền lương. Bù lại, họ được hưởng một ngưỡng miễn thuế khá rộng rãi: nếu tổng doanh thu trong năm — bao gồm cả doanh thu từ affiliate lẫn các hoạt động kinh doanh khác nếu có — không vượt quá 500 triệu đồng, cá nhân đó hoàn toàn không phải nộp thuế.

Một tình huống thực tế cần đặc biệt lưu ý là trường hợp một cá nhân vừa trực tiếp bán hàng (với vai trò chủ shop) vừa đồng thời nhận hoa hồng từ hoạt động tiếp thị liên kết. Khi đó sẽ phát sinh hai luồng doanh thu tính theo hai tỷ lệ khác nhau, đòi hỏi phải kê khai tách bạch, rõ ràng theo đúng ngành nghề đã đăng ký, để tránh sai sót khi bị cơ quan thuế kiểm tra, đối chiếu sau này.

Sàn thương mại điện tử khấu trừ, nộp thuế thay: ai chịu trách nhiệm chính?

Đây có lẽ là thay đổi pháp lý quan trọng nhất trong lĩnh vực thương mại điện tử tại Việt Nam trong giai đoạn gần đây, và cần được hiểu rõ bởi cả người bán hàng lẫn các doanh nghiệp vận hành nền tảng thương mại điện tử.

Trong nhiều năm qua, việc quản lý thuế đối với hoạt động kinh doanh trên sàn thương mại điện tử luôn là một bài toán khó, do khối lượng giao dịch khổng lồ, tính phân tán cao, và phụ thuộc phần lớn vào ý thức tự giác kê khai của từng cá nhân bán hàng — vốn không phải lúc nào cũng được đảm bảo. Trước tình hình đó, pháp luật đã có sự thay đổi căn bản: chuyển một phần trách nhiệm khai, nộp thuế từ người bán sang chính các sàn thương mại điện tử.

Cụ thể, kể từ giữa năm 2025, các sàn thương mại điện tử hoặc nền tảng số có chức năng thanh toán tích hợp — bao gồm cả sàn trong nước lẫn nước ngoài — có trách nhiệm khấu trừ số thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân phải nộp đối với mỗi giao dịch phát sinh doanh thu của hộ, cá nhân kinh doanh trên nền tảng, áp dụng cho cả cá nhân cư trú và không cư trú tại Việt Nam. Việc khấu trừ này diễn ra ngay tại thời điểm giao dịch được xác nhận thành công và chấp nhận thanh toán — nghĩa là gần như tức thời, không phải chờ đến cuối kỳ tính thuế như trước đây. Số thuế khấu trừ được xác định theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu từng giao dịch, phân theo nhóm ngành nghề (ví dụ nhóm phân phối hàng hóa thường áp dụng mức thấp hơn, khoảng 1,5%; nhóm dịch vụ, hoa hồng, môi giới áp dụng mức cao hơn, khoảng 7%).

Một điểm mang lại lợi ích thiết thực cho người bán: những khoản doanh thu đã được sàn khấu trừ, kê khai, nộp thay thì người bán không phải khai, nộp lại — tránh được tình trạng đánh thuế trùng lặp trên cùng một khoản doanh thu.

Ngược lại, đối với các sàn thương mại điện tử hoặc nền tảng không có chức năng thanh toán (ví dụ những nền tảng chỉ đóng vai trò rao vặt, kết nối thông tin giữa người mua và người bán mà không xử lý trực tiếp dòng tiền), trách nhiệm khai, nộp thuế vẫn thuộc về chính hộ, cá nhân kinh doanh như trước đây; sàn trong trường hợp này chỉ có nghĩa vụ cung cấp thông tin người bán cho cơ quan thuế, không có nghĩa vụ khấu trừ thuế.

Ngoài ra, pháp luật còn quy định cơ chế hoàn thuế cho trường hợp tổng doanh thu năm của một cá nhân không đạt mức phải chịu thuế theo ngưỡng quy định, nhưng đã bị sàn khấu trừ trong quá trình phát sinh giao dịch — người bán có quyền làm thủ tục hoàn thuế bằng văn bản đề nghị gửi đến cơ quan thuế quản lý địa bàn nơi mình cư trú.

Sàn thương mại điện tử phải làm gì để đúng luật?

Cơ chế khấu trừ, nộp thuế thay không chỉ đơn thuần là việc trừ tiền thuế vào doanh thu của người bán, mà đi kèm với một loạt nghĩa vụ pháp lý cụ thể mà các tổ chức quản lý sàn thương mại điện tử phải tuân thủ nghiêm ngặt.

Trước hết, sàn phải thực hiện khấu trừ đúng thời điểm — ngay khi giao dịch được xác nhận thành công và chấp nhận thanh toán, chứ không được để dồn lại xử lý theo kỳ. Sau đó, sàn phải kê khai số thuế đã khấu trừ theo tháng và nộp hồ sơ khai thuế bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp, đồng thời lập một bảng kê chi tiết số tiền nộp thuế theo mẫu quy định để gửi cơ quan thuế đối chiếu.

Một nghĩa vụ có ý nghĩa trực tiếp bảo vệ quyền lợi của người bán là: sàn phải cấp chứng từ khấu trừ thuế điện tử cho người bán, làm bằng chứng xác nhận đã hoàn thành nghĩa vụ thuế đối với phần doanh thu tương ứng. Đây là tài liệu mà người bán nên lưu giữ cẩn thận, bởi nó có thể trở thành căn cứ quan trọng khi cần đối chiếu, chứng minh, hoặc khi có nhu cầu làm thủ tục hoàn thuế sau này.

Bên cạnh đó, trong hoạt động thương mại điện tử, tình trạng khách hàng hủy đơn hoặc trả lại hàng là chuyện thường xuyên xảy ra. Pháp luật quy định rõ: khi có giao dịch bị hủy hoặc trả hàng, sàn phải thực hiện bù trừ số thuế đã khấu trừ của giao dịch đó với số thuế phải khấu trừ của các giao dịch khác phát sinh trong cùng kỳ, đảm bảo tính công bằng, chính xác cho người bán.

Cuối cùng, sàn còn có nghĩa vụ cung cấp đầy đủ, chính xác thông tin định danh của người bán — bao gồm tên, mã số thuế hoặc số định danh cá nhân, địa chỉ, số điện thoại — cho cơ quan thuế thông qua các kênh dữ liệu chính thức. Trường hợp không cung cấp thông tin đúng quy định, sàn sẽ phải đối mặt với các mức xử phạt hành chính tương ứng.

Có thể thấy, hệ thống nghĩa vụ này tạo thành một cơ chế giám sát khép kín, chặt chẽ, vừa giúp cơ quan thuế quản lý hiệu quả nguồn thu từ thương mại điện tử vốn tăng trưởng rất nhanh trong những năm gần đây, vừa đặt ra yêu cầu tuân thủ đáng kể về công nghệ và quy trình vận hành cho các doanh nghiệp sở hữu, quản lý sàn thương mại điện tử tại Việt Nam.

Người bán hàng online cần chuẩn bị hồ sơ gì?

Với sự phân hóa giữa hai kênh (có và không có chức năng thanh toán tích hợp), nghĩa vụ hồ sơ khai thuế của người bán hàng online cũng có sự khác biệt tương ứng.

Đối với trường hợp toàn bộ doanh thu đã được sàn khấu trừ, kê khai, nộp thay, người bán không phải nộp hồ sơ khai thuế riêng cho phần doanh thu đó. Tuy nhiên, điều này không đồng nghĩa với việc không còn bất kỳ trách nhiệm nào — người bán vẫn cần xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng đối với hàng hóa, dịch vụ đã bán (trừ khi đã ủy nhiệm cho chính sàn thực hiện việc xuất hóa đơn thay), cần cung cấp đầy đủ, chính xác thông tin định danh cho sàn để việc khấu trừ diễn ra đúng đối tượng, và nên chủ động lưu giữ các chứng từ khấu trừ thuế do sàn cấp để làm căn cứ đối chiếu khi cần thiết.

Đối với trường hợp có phát sinh doanh thu ngoài phần đã được sàn khấu trừ — chẳng hạn khi người bán hàng qua nhiều kênh cùng lúc, vừa bán qua sàn có chức năng thanh toán vừa bán trực tiếp hoặc qua các kênh không có chức năng thanh toán tích hợp — người bán vẫn phải tự kê khai theo cơ chế hộ, cá nhân kinh doanh thông thường đối với phần doanh thu này. Hồ sơ bao gồm tờ khai theo mẫu quy định, kèm theo bảng kê chi tiết hoạt động kinh doanh, nộp định kỳ theo tháng hoặc quý tùy quy mô doanh thu.

Nếu tổng doanh thu cả năm (bao gồm cả phần đã bị sàn khấu trừ và phần tự kê khai, nếu có) không đạt mức phải nộp thuế theo ngưỡng quy định, người bán hoàn toàn có quyền làm thủ tục hoàn thuế đối với số thuế đã bị khấu trừ vượt mức, bằng cách nộp văn bản đề nghị đến cơ quan thuế quản lý địa bàn nơi mình cư trú.

Việc nắm vững quy trình hồ sơ theo từng trường hợp cụ thể sẽ giúp người bán hàng online tránh được hai sai lầm phổ biến nhất trong thực tế: một là kê khai trùng lặp đối với phần doanh thu đã được sàn xử lý (dẫn đến nộp thuế hai lần một cách không cần thiết), hai là bỏ sót nghĩa vụ kê khai đối với phần doanh thu phát sinh ngoài kênh có chức năng thanh toán, tiềm ẩn rủi ro bị truy thu, xử phạt khi bị cơ quan thuế phát hiện qua công tác thanh tra, kiểm tra sau này.

Lời kết

Sự chuyển dịch trách nhiệm khai, nộp thuế từ người bán sang các sàn thương mại điện tử đánh dấu một bước tiến quan trọng trong công tác quản lý thuế đối với nền kinh tế số tại Việt Nam. Đối với người làm affiliate, KOL, KOC, và người bán hàng online nói chung, điều này vừa mang lại sự thuận tiện (giảm bớt gánh nặng tự kê khai đối với phần doanh thu đã qua sàn có thanh toán), vừa đòi hỏi sự chủ động cao hơn trong việc hiểu đúng nghĩa vụ của mình đối với những phần doanh thu còn lại. Việc nắm rõ những nguyên tắc nêu trên chính là chìa khóa để xây dựng một hoạt động kinh doanh online bền vững, minh bạch và tuân thủ pháp luật.