NHỮNG THỦ TỤC ĐỔI TÊN CHO VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN 2025

Hiện nay, việc Chủ các doanh nghiệp đặt tên cho văn phòng đại diện cho doanh nghiệp khá khó khăn vì số lượng văn phòng đại diện tại Việt Nam ngày càng đông và để cho văn phòng đại diện mình nổi bật với các doanh nghiệp khác cũng là điều đắn đo. Vậy có thể đổi tên cho văn phòng đại diện hay không? Thủ tục như thế nào? Cùng ZA Office tìm hiểu chi tiết trong bài viết sau!

1. THỦ TỤC ĐỔI TÊN CHO VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN LÀ GÌ?

Tên của văn phòng đại diện là cách gọi văn phòng đại diện để phân biệt với chi nhánh trong cùng công ty và các văn phòng đại diện của các công ty khác. Doanh nghiệp phải kê khai tên của văn phòng đại diện khi đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.

Tuy nhiên tên của văn phòng đại diện có thể thay đổi, khi đổi tên văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải thông báo đến phòng đăng ký kinh doanh. Thủ tục đổi tên cho văn phòng đại diện là việc thông báo đến phòng đăng ký kinh doanh về việc doanh nghiệp thực hiện đổi tên cho văn phòng đại diện sang một tên khác không giống với tên đã đăng ký.

2. TẠI SAO PHẢI THỰC HIỆN THỦ TỤC ĐỔI TÊN CHO VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN?

Tên của văn phòng đại diện là nội dung bắt buộc phải có trong đăng ký văn phòng đại diện, nên theo quy định của pháp luật doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo đến phòng đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện khi có sự thay đổi trong thời hạn 10 ngày làm việc.

Bên cạnh đó, pháp luật cũng quy định biện pháp xử lý đối với doanh nghiệp vi phạm về thời hạn thông báo, tùy vào thời gian vi phạm của doanh nghiệp mà sẽ có những mức phạt khác nhau:

Đối với hành vi vi phạm thời hạn thông báo từ 01 đến 30 ngày sẽ bị phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 5.000.000.000 đồng
Đối với hành vi vi phạm quá thời hạn từ 31 đến 90 ngày sẽ bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng
Đối với hành vi vi phạm quá thời hạn từ 91 ngày trở lên sẽ bị xử phạt từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng

Ngoài ra còn có hình thức bổ sung buộc phải thông báo đến phòng đăng ký kinh doanh.

Như vậy việc thông báo đến phòng đăng ký kinh doanh là bắt buộc khi có thay đổi về nội dung đăng ký văn phòng đại diện. Đây là quy định để phòng đăng ký kinh doanh có thể kiểm soát được những thay đổi và kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp. Nếu như doanh nghiệp không thông báo đến phòng đăng ký kinh doanh thì hệ thống thông tin của doanh nghiệp sẽ không thể nắm bắt được.

3. ĐIỀU KIỆN ĐỂ THỰC HIỆN THỦ TỤC ĐỔI TÊN CHO VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN?

Cũng như các thủ tục hành chính doanh nghiệp khác để thực hiện thủ tục đổi tên cho văn phòng đại diện doanh nghiệp phải chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ giấy tờ theo quy định của pháp luật.
Tên mới của văn phòng đại diện phải đáp ứng quy định về tên văn phòng đại diện theo quy định của luật doanh nghiệp.
Văn phòng đại diện đang không thực hiện thủ tục thay đổi nội dung khác trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

4. LƯU Ý KHI THỰC HIỆN THỦ TỤC ĐỔI TÊN CHO VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN?

Luật doanh nghiệp có quy định về việc đặt tên cho văn phòng đại diện, nên khi thực hiện thủ tục đổi tên cho văn phòng đại diện doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định về tên văn phòng đại diện:

Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu
Tên văn phòng đại diện phải kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với văn phòng đại diện. Quy định nhằm phân biệt các hình thức của đơn vị trực thuộc của doanh nghiệp trong trường hợp doanh nghiệp thành lập nhiều hình thức đơn vị phụ thuộc.

Đây là những quy định để việc đặt tên của văn phòng đại diện tránh trùng lặp, gây nhầm lẫn đảm bảo tên gọi của văn phòng đại diện.

5. HỒ SƠ CỦA THỦ TỤC ĐỔI TÊN CHO VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN GỒM NHỮNG GÌ?

Hồ sơ của thủ tục đổi tên văn phòng đại diện là một trong những điều kiện cần để thực hiện thủ tục đổi tên cho văn phòng đại diện. Vậy hồ sơ của thủ tục này gồm các giấy tờ sau:

Thông báo thay đổi nội dung đăng ký văn phòng đại diện: gồm các thông tin về doanh nghiệp chủ quản; thông tin của văn phòng đại diện gồm tên, mã số văn phòng đại diện, ngày cấp và nơi cấp giấy chứng nhận đăng ký văn phòng đại diện; chữ ký của người đại diện theo pháp luật
Giấy ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ và giấy tờ pháp lý của cá nhân đi nộp hồ sơ: Căn cước công dân/ Chứng minh nhân dân.

6. QUY TRÌNH THỰC HIỆN THỦ TỤC ĐỔI TÊN CHO VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN ĐƯỢC THỰC HIỆN NHƯ THẾ NÀO?

Các bước thực hiện thủ tục đổi tên cho văn phòng đại diện bao gồm:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ theo quy định của pháp luật
Bước 2: Nộp hồ sơ đến phòng đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng dại diện

Sau khi nhận hồ sơ của doanh nghiệp, phòng đăng ký kinh doanh trao giấy biên nhận kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, thực hiện cập nhật nội dung thay đổi trên cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, và cấp giấy chứng nhận đăng ký văn phòng đại diện trong thời gian 03 ngày làm việc.

Bước 3: Nhận kết quả

Đây là quy trình cơ bản của một thủ tục hành chính doanh nghiệp.

7. VƯỚNG MẮC CỦA KHÁCH HÀNG TRONG QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN THỦ TỤC ĐỔI TÊN CHO VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN?

Câu hỏi 1:

Công ty tôi vừa thực hiện đổi tên thì có phải thực hiện thủ tục đổi tên cho văn phòng đại diện không?

Trả lời 1: Theo quy định của luật doanh nghiệp về đặt tên cho văn phòng đại diện thì tên của văn phòng đại diện phải bao gồm tên doanh nghiệp và cụm từ văn phòng đại diện. Chính vì vậy khi thay đổi tên doanh nghiệp cũng sẽ dẫn đến thay đổi tên của văn phòng đại diện. Nên khi thay đổi tên công ty phải thực hiện thủ tục thay đổi tên văn phòng đại diện.

Câu hỏi 2: Công ty tôi đang muốn thực hiện thủ tục đổi tên cho văn phòng đại diện, chúng tôi có thể đặt tên là văn phòng giao dịch được không?

Trả lời 2: Tên của văn phòng đại diện phải bao gồm cụm từ văn phòng đại diện để tránh nhầm lẫn với các đơn vị phụ thuộc khác trong cùng một doanh nghiệp. Nếu công ty bạn đặt là văn phòng đại diện thì khi nộp hồ sơ đến phòng đăng ký kinh doanh sẽ không được chấp thuận với lý do là tên của văn phòng đại diện không đúng theo quy định.

Câu hỏi 3: Khi thực hiện thủ tục thay đổi tên cho văn phòng đại diện có làm thay đổi nội dung giấy chứng nhận hoạt động văn phòng đại diện không?

Trả lời 3: Tên của văn phòng đại diện là một nội dung trên giấy chứng nhận đăng ký văn phòng đại diện, nên khi đổi tên văn phòng đại diện sẽ làm thay đổi nội dung giấy chứng nhận đăng ký văn phòng đại diện. Khi thực hiện thủ tục đổi tên cho văn phòng đại diện phòng đăng ký kinh doanh sẽ cấp lại giấy chứng nhận đăng ký văn phòng đại diện mới trong nội dung giấy chứng nhận sẽ cập nhật tên mới cùng với thời gian thực hiện sửa đổi.

8. KẾT LUẬN

Hiện nay, việc nắm rõ quy trình cũng như thủ tục về thay đổi tên của văn phòng đại diện giúp doanh nghiệp nhanh chóng hoàn thiện tên mà còn nắm được quyền lợi của doanh nghiệp. Hy vọng qua bài viết này, ZA Office đã cung cấp đầy đủ, dễ hiểu cho doanh nghiệp đang có nhu cầu thay đổi tên văn phòng đại diện của mình.

9. ZA OFFICE- ĐƠN VỊ CUNG CẤP DỊCH VỤ PHÁP LÝ& THUẾ CHUYÊN NGHIỆP

ZA Office tự hào là đối tác đáng tin cậy trong lĩnh vực cung cấp pháp lý . Chúng tôi không chỉ giúp bạn tối ưu hóa thời gian và chi phí mà còn đảm bảo mọi quy trình được thực hiện một cách chính xác, chuyên nghiệp và tuân thủ pháp luật.

Liên hệ với ZA Office!

Đừng để những thủ tục hành chính phức tạp làm chậm trễ kế hoạch kinh doanh của bạn. Hãy để ZA Office giúp bạn khởi đầu hành trình kinh doanh một cách thuận lợi nhất!